記録管理規程

記録管理規程

記録の管理規定

(1)食品安全マネジメントシステムに必要な記録(食品安全記録)は、食品安全マニュアルやサポート文書の中で明確にし作成する｡この記録は運用記録リストに登録して専用の電子媒体内で管理する｡

(2)①記録は、読み取り易く、何の記録か(記録名、内容､場所､日時など)すぐに見分けられるように作成する｡
②担当部署は、保管している記録がすぐに探し出せるように管理する｡

(3)管理部は､次の通り記録の管理手順を規定する｡

1)電子化した記録は、表題の末尾に記録日を付加して保存し専用の電子媒体内で管理する。記録の保存期間は、原則として一律3年以上とする。

2)紙で作成した記録は、次のa)～e)項で定めた通り管理する。

• a)記録の識別
  ①食品安全記録を識別するため､ファイルに保管する場合は、表紙及び背表紙に個々の記録のタイトル名及び赤の丸シールまたは赤色の表示をする(箱に保管する場合もこれに準ずる)｡
  ②同一ファイルに数種の食品安全記録を綴じる場合､必要に応じてリストまたはインデックスを添付する｡
  ③記録に記載ミスがあった場合は､=線を引いて修正内容を記載し修正又は確認者が捺印又は署名する｡
  
• b)記録の保管
  ①食品安全記録は､各部門の記録担当者が一定の期間管理し､その後は各部門の文書管理責任者が保管する｡
  ②日々作成する記録は、1ヵ月毎ファイリングし、保管して年度末に取りまとめて保存する。
  ③内部監査､不適合製品､是正処置及び食品安全マネジメントシステムの更新の実施記録は､当該部門と管理部の双方で管理する｡また､保存する場合は管理部に依頼する｡
  
• c)記録の保護
  ①すべての食品安全記録は､損傷または劣化を防ぎ､紛失しないよう環境が整った施設内に保管する｡
  
• d)記録の検索
  ①所定の場所(部門及び関連事業所事務所の書棚など)に保管し､検索し易いよう(表示等)に管理する｡
  
• e)記録の保管期間及び廃棄
  ①食品安全記録の保管(保存)期間(3年未満のもの)を個別に定める場合は、年度末から起算しファイルや箱に直接記載する。但し､賞味期限等に関連した記録は､その製造日から製品を最終的に消費するまでの期間の1.3倍の期日(喫食状況を考慮)まで保管する｡
  ②メモ等は1週間､その他の記録は1ヶ月毎または年度末で部門長が必要と判断したもの(その情報が処理してあるかまたは関連する管理文書を改訂してあることを確認)を除き廃棄する｡
  ③年度末に保管期限が切れる記録は､管理部の文書管理担当者が､廃棄の可否を該当する部門長に確認してから廃棄する｡
  ④保管期間中である旧年度のファイル、または、保管期間を越えた記録で､該当する部門長から指示を受けた場合､管理部及び各部門が表紙をつけて紐綴じ、または、箱に入れて所定の場所に保存する｡